在MPA中成长--公务员篇-第17章

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　　　　党政关系表现在中国政治制度的方方面面，从『政府』行政的角度看，体现为〃二元行政〃或〃党政以轨行政〃的独特结构，即党组织不仅具有与『政府』机构相对应的严密的科层体制，而且具有从决策到执行的系统功能。

　　　　（5）『政府』机构的单位化

　　　　单位组织是极其复杂的，它深刻地影响着中国『政府』机构的各个方面。

　　　　在中国的单位体制影响之下，『政府』机构职能就表现得更加复杂，它不仅仅是单纯的『政府』机构，而且是结构庞大的〃行政单位〃，单位化给『政府』机构带来的两上方面的消极后果：

　　　　后果之一是单位职能合一导致『政府』机构发育不良，行政能力不足。

　　　　后果之二是造成『政府』机构行使超行政权力，『政府』机构严重膨胀。

　　　　从这个角度来看，机构改革的重要目标之一就是逐步改革传统的单位体制，按照社会分工的原则，充分发挥各种社会组织自身的职能。在这个意义上，机构改革就不仅仅是『政府』的职能转换问题，而是让『政府』及各种社会、经济组织的职能各归其位的问题。

　　　　4。案例：唐太宗精简机构

　　　　中国历史上比较有作为的帝王，一般都重视吏治和行政效率。

　　　　唐太宗认为，治理国家的根本，在于选择官吏，而选择官吏，要注重质量。他强调〃官在得人，不在员多〃，并比喻说：〃千羊之皮，不如一狐之腋。〃他力主裁减官员，精简机构。首先，力求中央与地方关系法律化。他命长孙无忌、房玄龄等修改《武德律》，制定《贞观律》。在《贞观律》中明确规定了官员的定额。对署置过限，不应该置而置者，处以刑罚，以法律来保障各级『政府』机构的精简，提高行政效率。其次，确立〃量才授职〃原则，他命左仆『射』（宰相）房玄龄主持精简中央机构，对武德旧臣与秦王府旧属进行全方位的考评选拔，将一些功勋卓著的武德旧臣或思想上较守旧、缺乏进取精神的王公贵族、大臣进行撤换。将中央机构中的文武官员由2000多人精简为643人，建立起由房玄龄、李靖、温彦博、王桂、魏征、戴胄等人组成的中央『政府』班子。在这个班子中，既有秦王府旧属，又有东宫太子旧属及齐王府旧属，也有武德旧臣李靖等人，汇集了当时最杰出的人才，个个精明强干。如房玄龄〃孜孜奉国，知无不为〃；李靖〃才兼文武，出将入相〃；温彦博〃敷奏详明，出纳惟允〃；王桂〃激浊扬清，嫉恶如仇〃；戴胄〃处繁治剧，众多毕举〃；魏征〃耻君不及尧舜，以谏诤为己任〃。他们各有所长、各守其职，智谋决断互补，形成了处理军国大政的坚强核心。其三，裁并地方行政机构。李世民等人针对当时州县设置剧增、官多民少，〃大加并省〃（裁减）州县行政机构。其四，建立选优汰劣的激励机制。对精简后继续任职的官员，唐太宗还通过各种形式，择优汰劣，保证精英人才进入统治集团。他制定了专门的考课制度，每年都对各类官员进行考核。并亲自过问地方官的选用，还把全国各州刺史的姓名写在屏风上，随时记下他们的功过，以备赏罚。同时，随时派得力大臣到全国各地巡查，升迁廉洁有功的官员，惩处贪赃无为的恶吏。

　　　　唐太宗李世民采取一系列精简机构、裁减冗吏的措施，整饬了吏治，大大提高了中央与地方各级机构的效能，具有划时代的影响。它不仅为唐初〃贞观之治〃的繁荣盛世奠定了基础，而且为后世留下了许多宝贵的经验，如通过新陈代谢、吐故纳新来保障领导班子的活力与生机；通过精简机构、裁汰冗员来保障行政效率，从而实现天下大治，国力强盛。唐太宗在体制上进行的卓有成效的机构改革，是建立正确领导体制的成功案例。

　　　　

在MPA中成长……公务员篇　第五课机关管理

　　　　一、总论

　　　　在我国，机关管理普遍存在于国家机关、『政府』团体、副业单位、社会中介等部门中。并为这些部门的职能活动提供基本技术。此间，在这些广大领域发挥着巨大的作用。所以，也是公共行政管理的必不可少的组成部分，为了使这种支持作用更为有效，就需要工作人员掌握更多的管理技巧。

　　　　由于篇幅有限，本日涉及的内容只是机关为实现自身职能而进行的办公和后勤事物，并非所有活动。此外，由于机关管理的工作有很强的综合『性』、实践『性』，所以要求我们在学习的过程中〃多看〃、〃多想〃、〃多练〃。

　　　　二、文件工作管理

　　　　文件是人类社会活动中为处理事务的需要，而直接形成并使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。

　　　　1。组织文件工作

　　　　由于组织形式是一项基本的制度，对工作效率、工作技师有决定『性』影响，因此，必须予以重视，正确地为机关选择、确定与实际需要相适合的文件工作组织形式。

　　　　文件工作的特点就是根据文件信息处理与管理功能（如输入、输出、加工、存储、控制等）进行基本分工和建立文件工作实体。机关内各职能部门只负责创制、办理文件，不再承担其他文件处理与管理职责，这些职责由机关专设文件机构专门集中承担。

　　　　这种组织形式使文件工作整体『性』强，便于集中统一控制，但灵活『性』较差，主要适用于：规模不大、职能简单、业务量和文件量不多、驻地地集中的中小型机关和基层单位，以及一部分职能单位的文件工作实体，使其具备相对完整的文件处理与管理功能。

　　　　这种组织形式的长处是灵活『性』强，文件周转过程相对短捷，但机关总体控制能力较弱，机关综合办公部门主要以统一规范指导监督各职能部门的文件工作，自身只负责为机关首长提供文件服务，以及处理和管理一些综合『性』文件，以审核及控制收发环节等形式控制一部分重要文件的运转过程。分散型主要适用于：规模大、分工明确的大型机关，以及各职能部门办公驻地非常分散的大中型机关。

　　　　复合型的特点就是在一个机关中同时采用集中型与分散型两种组织形式。或者使一部分职能部门成为相对独立的文件工作实体，另一部分职能部门则主要负责创办理文件；或者使职能部门均获得文件工作的有限独立『性』，除收发环节及部分重要文件的审核经机关综合办公部门负责外，可完整处理和管理权限范围的文件。关涉机关全局的文件则由综合办公部门直接处理。

　　　　复合型兼有集中型与分散型两种组织形式之所长，绝大多数大中型机关，特别是办公地点不够集中，以及文件量在各职能部门分布严重失衡的大中型机关均采用这种组织形式。

　　　　2。如何控制文件运转方向

　　　　有效控制文件运转的方向，使文件准确无误地沿正确方向运行，保证其能在真正使之产生实效的机构和工作人员手中得到办理，是提高时间利用价值，避免无效运转的关键。控制文件运转方向的措施主要有：

　　　　（1）合理划分机关内设机构的职能，并使其高度明确，高度稳定。这是使文件能〃一步到位〃，减少无效运转，避免推诿的关键。

　　　　（2）完善岗位责任制，使各种岗位的责任范围精确化，使任务量大致均衡。这一措施既有利于提高对文件运转方向判定的准确『性』，又能减少文件运转方向中途的频繁变更。

　　　　（3）提高判定文件运转的各种例行〃决策『性』〃活动的程序化水平。应各种文件，在何种情况和条件下，应投向哪些部门或人员，并应采取怎样的步骤，制定出程序规范。

　　　　（4）文件工作机构应建立主动鉴别来文质量的机制，避免来文中的错误造成文件在本机关运转方向上的失误。

　　　　（5）文件工作机构应建立灵敏有效的反馈机制，以及时修正运转方向上的错误。

　　　　（6）文件工作机构应根据实际情况变化，及时调整文件运转方向，把文件投向最有条件迅速有效办理文件的部门或人员。

　　　　（7）正确选择文件运转路线的结构形式。对于需传阅的文件一般应采用树型结构形式，艰险由文件工作机构集中统一把握文件运行方向，一个阅文者阅毕退还给文件机构后，再由其送另一个阅文者，不允许阅文者自动横传。对一般的文件则宜于采用树型……轮型复合形式，即文件在部门间运行时采取树型路线，由文件工作机构直接控制文件流向，而文件在部门内部（整个机关文件工作采用集中式组织方式时）运行则采用轮型路线，靠程序、惯例、运转指令（批办、签发、分办、注办意见等）〃自动〃从一个岗位流向下一个岗位。文件机构只通过反馈途径收集情况，必要时再做干预。

　　　　（8）使文件运转指令明确化。批办意见等运转指令含糊不清，常使文件运转方向失控，扯皮、踢皮球、〃公文旅行〃现象常与此有关。

　　　　3。如何控制文件传递

　　　　控制文件传递速度的措施如下：

　　　　（1）确保传递方向正确，减少不利无效的传递过程。

　　　　（2）在保证有效的前提下，尽量采用层次少、短捷方便的传递路线，扩大直接行文。

　　　　（3）充分利用公共邮递系统和通用文件传递系统，开辟足够的通道。

　　　　（4）根据文件的保密要求、时效以及双方的距离和积压的交通通讯条件，选择适宜的传递方式。

　　　　（5）采用电信设备时，应使其有较高的传信率。

　　　　（6）协调各通道的实际通过能力，消除瓶颈。

　　　　（7）合理编排传递次序。

　　　　（8）以统一鲜明的标志表明文件在传递速度方面的要求。

　　　　（9）实事求是地标注保密等级。

　　　　（10）切实提高文件自身的质量，减少无效时间的耗费。

　　　　（11）确保传递的可靠『性』，减少重复过程。

　　　　三、驾驭会议

　　　　1。领导一个会议

　　　　一个好的领导要驾驭好一个成功有效的会议，应做好以下几个方面：

　　　　（1）自信、真诚、友好、亲切

　　　　精明的会议领导人员在没有开会之前就开始制造会议气氛，他们或自然而然地与几个出席会议者握握手、拍拍肩膀，『露』出真诚的笑容，或友好地与许多雇员，特别是新来的雇员攀谈，有些领导人员甚至还开些小玩笑呢！这种和蔼可亲、坦诚风趣的领导者形象，会一下子缩短领导者与雇员之间的距离。这样的开头也常常会减轻一些人常有的恐惧。

　　　　（2）有口才，但开场白要简短

　　　　一个会说话、口才好的领导主管，可以流利地表达出自己的想法和意图，也能够把道理说得很清楚，使别人很乐意接受。

　　　　（3）赞美与会者，等于鼓励与信任

　　　　当参与会议的人员提出了好的方案，上级领导者真诚的赞扬无异于一种鼓励，一种赞赏。这会激励别人更好地工作，领导者的赞扬当然要做到中肯、适度。有时，赞赏的同时，也要指出其不足。面对面告诉对方有错，要人家改正，往往会使他人产生难堪。如果在不伤害对方自尊心的情况下，适当地给予赞美之后，稍做提示，这样对方比较容易接受。并会明白你是诚意为对方好，对方会乐意接受你的建议并加以改进。

　　　　（4）善于积极地聆听

　　　　作为会议的领导要善于主动、积极地聆听、倾听，可以让你了解对方，明白对方的意图和需求。

　　　　（5）注意时间，讲求效率

　　　　领导者在开会时要有时间观念，提高开会的效率。会议的每个议题都应有时间限制。

　　　　只要这些时间限制不被执行得太死板、太机械，就会被小组成员接受，甚至赞赏。领导者应当明白这样的道理，会开的时间与其成效恰恰成反比。

　　　　（6）阐明问题，征求反馈

　　　　会议主持者对问题加以阐明或总结是很有必要的。有的时候，当小组成员在听别人的讲话时，不断地皱着眉头，表现出疑『惑』或灰心丧气，开始私下交谈，『乱』翻文件，心焦气躁等等，会议领导人员就应该以简要的阐明问题或总结要点的方式进行干预。

　　　　（7）疏导矛盾，避免冲突

　　　　会议领导在成员冲突初显『露』时就应该马上行动，你可以选择一下有利的方法来疏导矛盾，避免冲突。

　　　　2。主持会议应注意问题

　　　　讲究主持会议的技巧，至少要注意以下几个问题：

　　　　（1）以饱满的工作热情及奋发进取的精神面貌出现在会议上，振奋与会人中的工作情绪。要知道，一个领导者的主持〃形象〃与整个会议都有很重要的关系。如果他面容憔悴衣衫不整，显得疲惫不堪，说话有气无力，甚至连离他最近的人都需仔细倾听，这样的表现很容