8小时+从优秀到卓越的效率法则-第8章

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　　备忘日历
　　每天你都会对别人做些承诺，然后可能会把这些承诺写进备忘日历里。
　　你有会议时间表吗？和一位商务助手共进午餐？拜访一位客户？一趟飞机起飞的时间？把这些都写进日历里。当然，选择一份纸质的日历还是电子日历就看你自己的选择了。
　　我们可以使用的工具林林总总。我们可以从美国富兰克林时间规划公司、DayRunner、Day…Timers（Day…Timers成立于1947年，为用户提供上千种组织和时间管理工具，使用户的工作、家庭、学校和活动的方式更简单。）、Time/Design里找到最全面的纸质日历/计划系统。衡量一下自己的情况，选择一个符合你具体需要而又最简单的工具。
　　清单：两套体系
　　体系#1：传统型——每日必做和要务清单
　　在每日必做那个清单上，注明你在那天要完成的具体项目和活动，把它们按主次分好类（第5章会有更详细解释），并且你在完成一个项目后就可以很方便地把它划去。
　　再看看你的清单，如果有的项目是该由他人完成的，那就把这些项目分配下去，再从你自己的清单上把它们划去。任何有具体时间限制或最后期限的东西都可以放在这个日历上，包括你一天黄金时段的活动和初始时刻的活动。做完这些后，你就可以根据时间和项目的重要性去安排自己要进行的其他活动了。
　　根据每项活动所需的精力，把它们分别标上高等、中级和低下，并且根据自己一天的精力水平规律来安排时间。不要把自己的黄金时段浪费在例行查看邮件上，也不要在精力低下的时候写本月最重要的信件。
　　根据你自己的意愿给每个项目都实际地分配好时间，同样要参看你的精力水平规律。如果你按照这个办法去安排时间，那么这些项目也可以放到你的日历上去。
　　看着时间保守地估计一下每项活动需要的时间，这样你就可以做出一个现实、有操作性的清单来了。
　　虽然每日清单看起来非常简单，但是人们还是会犯两种常见的毛病，这样就极大地消弱了清单的效用。
　　1．不现实的时间安排。
　　一定要确保你的清单上所列活动可以在时间允许范围内完成。要做到这一点很简单，你只需估计一下每项任务所需时间，然后在清单上写上所需时间。与其看着一份不现实、完成不了的清单垂头丧气，还不如等自己把清单上的所有项目都做完，然后在剩余时间里再加上新项目。
　　2。分析日历漏洞。
　　你一天工作8小时没错，但是这8小时并不一定是你全部的办公时间。你的日历上已经有了什么项目？如果你已经安排了三小时的会议和会客活动，那么你就没有八小时用来办公了。所以，分析一下你已经安排给别人的时间，现实一点。
　　要务清单就像是一个“项目仓库”，你可以往里面储存很多项目——那些你知道虽然不
　　能马上做但迟早还是要做的事。
　　把你的要务清单分成两类：工作要务和私人要务。任何时候当你想做某事或者突然意识到要做某事时，立刻把它写在合适的类别下面。然后，你在计划第二天要做的事时，首先看看日历确定你会有多少办公时间。接下来，看看前一天的每日必做清单，要么把那些没有完成的项目加入今天的必做清单里，要么把它存入“仓库”里，如果你今天不想再做的话。
　　然后看看你的要务清单，把你想在今天做完的事加到每日必做清单上去，做好现实的时间估计。一旦你把某项活动从要务清单移到了每日必做清单上，就把它从要务清单上划去。这样，你就只需要在一个地方记这件事了。
　　为了让你的要务清单保持在可操作的规模之内，请用三个环的活页本来记。把清单分成工作类和私人类。如果某页上面的项目几乎都已经划去了，就把这一页拆下来，把还没做的项目写在当前页面上，而把拆下来的这页放到不活动区。
　　把完成的页面保存起来可以给你提供动力和反馈信息。这些页面代表了一系列你所取得的成就，并且还是一份最新的摘要。这还可以给你提供有用信息，告诉你在不影响原有工作量的情况下，你都做了多少额外的事情。当你接触新工作时，这个清单可以提示你完成那个任务需要采取哪些步骤。
　　体系#2：清空大脑办法
　　还记得快速开始10条提示里所推荐的大脑清空办法吗？如果你那样做过，那么你就知道这个体系怎么运作了。如果你还没这么做过，那么请往下看。
　　这个体系把每日必做清单和要务清单按照不同的方法进行了划分。许多人觉得这种改进的办法让他们找到了更具体的方向，因此减少了浪费在各项任务之间的过渡时间。
　　在使用你的日历时再加上四个清单：
　　·项目清单——正在进行
　　·下一步行动清单——把所有要做项目所需的步骤一项项列出来
　　·等候清单——记下所有必须由他人来做的项目
　　·未来/可能清单——所有不确定任务
　　项目清单把所有你正在努力完成的项目都列出来了，看一眼就可以有大致印象。
　　下一步行动清单对于你目前的工作效率来说至关重要。因为你不用再回想自己某项任务进展到了哪里，也不用再腾出时间考虑下一步要做什么了。这些都已经写在你的下一步清单里了。任何时候当你中途放下了某个项目，赶紧在下一步清单里写上接下来该怎么做。这样，等那个项目再次成为你的首要任务时，你就可以立马投入进去。
　　等候清单可以让你不再为那些别人已经答应去做的事而担忧，也可以让你不再为某个项目的进展而发愁。如果你向别人发出了请求，也把它写在等候清单上。如果你必须先停下手头的工作等某件事过了再做的话，也把那件事记下来。这样，你全部的精力就可以集中在手头要做的事情上了。
　　未来/可能清单里包括你为未来设计的项目，盘旋于脑海但考虑欠成熟的项目，以及其他一些办公项目。
　　不管你采用纸质模本还是电子模本，及时更新这些清单会方便而有效地提高你的工作效率。
　　计划通常都不止是一个人的事。我们很少人可以每天幸运只地做自己的计划而不考虑其他人的需要和任务。以下这些工具可以很好地帮你把自己的首要任务及决定直观地呈现给别人。
　　纸质的还是电子版？
　　电脑在提高你的组织效率方面有着无穷的潜力。你越了解它，越去使用它，越去开发它的力量，你就能把自己的个人组织系统管理得越好。
　　你现在就可以用电脑创建一个个人组织系统来补充你的纸质组织系统。我们有大量的计算机软件可用。看看你电脑里已经有的程序，你已经有了什么样的组织系统？要让它们最高效地为你服务，你可以从哪里获得详细信息？
　　如果去市场上购买规划类软件，你必须先想清楚自己到底希望它为你做些什么。你是只用它来保存自己的时间表还是要让它成为你整个组织计划的核心？如果是前者，任何时间安排或规划类的软件都足够了。如果是后者，你就必须再做很多其他的评估了。要看看那个软件是否可以帮助你做以下事情：
　　·和他人用电子邮件、电话或传真沟通，团体时间表安排，实时会议？
　　·可以上网、发邮件、查看新闻、和他人分享日历安排？
　　·用一个工具囊括所有通讯需要？
　　·和你当前所用的信箱及其他通讯设施兼容？需要更新或转换吗？
　　·可以看到全天的安排，有会议和最后期限的总汇，在一个屏幕上就可以同时浏览前天晚上收到的所有邮件，而不用拿鼠标点来点去。
　　·可以识别并处理垃圾邮件，加强邮件管理及主次排序？自动凸显、整理、发送和标记发出邮件及收到邮件？
　　·还有一个后续标记系统追踪完成的项目？
　　·包含会议计划程序，可以方便地安排群体会议（面对面的会议、实时网上会议），筛选与会者，查看合适时间，发送会议通知？
　　·提供联络管理器，可以打电话、发邮件、传真、跳到有用的网页去？
　　·拥有可以写信、写报告的文字处理器。
　　·能够从不同地方收集信息，并形成报告给你？
　　这个清单可以无止境地延续下去。这些软件又快又好。去网上查查最新的科技成果。Symantec、Microsoft、Lotus都很好，可以先从这几个入手看看。
　　显然，计算机可以同时、高效地管理许多东西。关键是看你怎么使用舒服，看你想不想最好地利用科技。事实上，本书介绍的所有计划和管理工具都可以放到电脑里或者直接用电脑来完成。关键是你自己要去创建一个完美无瑕的系统，把纸质工具和电子工具很好地结合起来。例如：
　　·要确保你的所有下一步行动计划是在同一个地方（通常在纸上）。如果一些写在纸上，一些又存在电脑里，那么很可能就会遗漏一些东西。
　　·记录和备份那些待处理的电脑文件。电脑可以为你保存大量信息，但是如果不仔细追踪、监管，你正处理的文件也可能瞬间泡汤。
　　·用一个文字处理器来创建、保存和补充清单。Windows和Mac系列的文字处理器都可以很方便地为你的纸质组织系统设计符合要求的格式。它们可以设置和你的纸张大小相符的表格，输入格式命令就可以画出线条，还可以打出标题、引语，需要的话还能打印、复制。
　　·一定要定期彻底清除整个电脑文件系统。按时浏览文件磁盘的目录，把目前不用的东西删除或存入磁盘内。
　　很多人觉得文件追踪系统能够很好地在电脑上追踪你所做过的所有事情。努力结合各种方法，形成你自己的方式以满足你的个人工作风格。
　　计算机辅助工具
　　随着计算机技术的突飞猛进，个人计算机辅助设备的数量和种类也飞速发展。有的仅有信用卡大小，有的则是口袋大小，还有稍大些的是手提。如果你想有效利用这些工具，那么选择一款大小合适的电脑至关重要。
　　首先，你要非常清楚自己想用它来做什么、怎么做。如果你只是想要一个组织管理器，方便自己查看日历、管理通讯信息，那么你可以选择一个巴掌大小的机器。如果你需要进行更多的电脑操作，像文字处理、网页浏览等等，那么你就要考虑选一台大一点、更贵的、带键盘的机器了。这些机器有更为强大的输入输出功能，屏幕也更大，并且音响设备也较为齐全。
　　生产这些好产品的厂家不少，比较有名的包括3；Casio卡西欧；Franklin富兰克林；NEC日本电器；Toshiba东芝；HewlettPackard惠普等等。这里有一些建议供你买设备时参考：
　　·大小？重量？
　　·键盘？设计？数字键？
　　·显示屏大小？黑白还是彩色？分辨率？
　　·电池寿命？自带电源适配器？
　　·可以单手操作？
　　·快捷键？
　　·声音设备？
　　·手写识别软件？
　　·VGA输出端口？
　　·内存多大？可否延展？
　　·存储记忆卡集成板？调制解调器？携带型传呼卡？
　　·打印机驱动器？什么样的打印机？
　　·特殊的上传、下载功能和限制？
　　·（日期、时间等）是否自动更新？
　　·内置软件有什么？
　　·连接设备——有线、红外、或者其他无线设施？
　　·可以和什么样的台式电脑或者通讯管理器兼容？
　　·在手提电脑和台式电脑之间传输文件时文字处理格式能保留吗？
　　·是否抗摔？检查端口盖子、线、钩，看连接电源的地方是否牢固、匹配、易安装。
　　现在有了史上最全的省时设备，并且没时间的人也是越来越多。如果你肯花时间去真正学学怎么利用这些设备来最大限度提高效率，那么花点钱在添置这些电子辅助设备上是非常值得的。如果你觉得电脑不是那么好使，并且不习惯那些科技上的新发明，那么或许现在还不太适合你去投资电子设备。掌握好你已经有的设备，然后再向下一步进军。
　　实施方略忧虑原因对策
　　没有足够时间来计划不懂“杠杆”学会：一分钟的计划可以节约3…4分钟的工作
　　每日必做项目完不成活动太多把任务按主次划分
　　每日必做项目完不成时间估计得不现实保守估计，留出受干扰的时间预算
　　每日必做项目完不成时间不够只算办公时间以及可用的空余时间
　　每日必做项目完不成包含了长期项目放到“仓库”里去
　　迫切、紧迫、紧急要求没做的小事情变得紧急注意：不要忽视了生活的小细节
　　感觉