8小时+从优秀到卓越的效率法则-第3章

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　　原则一：细微边界法则
　　把它写在你经常能看到的地方。让这个法则成为你的一部分，自动变成你思维过程和你行动的一部分。运用它来全面理解成功和失败、高效和失落、快乐和痛苦之间的细微差别。
　　就是这样。简单但是极其有效。一个关于赛马的故事能很好地说明这个简单的小观点。
　　在三冠王系列赛（马龄3岁）中，任意一匹赢得全部三轮比赛（“肯塔基赛会”、“普力克尼斯大奖赛”、“贝尔蒙特大奖赛”）的马都能获得500万美元的奖金。若没有一匹马能赢得所有比赛，那么在三轮比赛中获得最佳战绩的那匹马还能赢得100万美元奖金。
　　在1989年的系列赛中，有两匹马——“沉默星期天”和“逍遥者”明显遥遥领先。“沉默星期天”在“肯塔基赛会”中轻松夺冠，而“逍遥者”则在“贝尔蒙特大奖赛”中拔得头筹。在这两场比赛中另一匹马都是排在第二。所以，结果怎样就看最后一场比赛了——“普力克尼斯大奖赛”。
　　在这场比赛中，“沉默星期天”和“逍遥者”从起跑到终点都跑得飞快，把其他马远远甩在后面。最后由摄像判断，“沉默星期天”以微弱优势赢得了本场比赛（还有奖金）。第一名的奖金是70万，再加上总成绩奖100万就是170万美元了。第二名的奖金则是7万美元。
　　“沉默星期天”所得奖金是“逍遥者”奖金的25倍！难道说“沉默星期天”比“逍遥者”要好25倍吗？很难说。在五周三场比赛中大概跑了4英里，其中一匹马比另一匹也就强2寸左右。差别几乎是难以辨别的，但是最后的收益却相差了25倍！
　　这就是“细微边界原则”。小改变，长时间。或者再多加一点训练。或者再多加一点好的规划方法。或者只是一个小习惯的战胜。或者是所有这些，或者还有别的。每一项似乎都微不足道，但是加起来，优势却是不可思议的！
　　这也是本手册承诺要达到的主要目标。如果你能区分出这些小差别，有恒心、有毅力地坚持执行，收益会像滚雪球般增长！
　　当然你不一定要更加努力。很多小步骤同时加起来就变成了聪明。大部分人在开始实施时间管理改进办法时都试图释放出大块时间，但是一旦失败，就沮丧地放弃了。专注于小改变，等待累积效应会更简单，更有效，并且不那么令人沮丧。
　　因为有了“细微边界原则”，所以每章结束后，你都可以花点时间去反思刚刚提到的观点。把它们整理清楚，找出关键信息运用于实际情况，这样来利用“细微边界原则”获得效益。在每章结束后预留的页面上把这些观点写下来。
　　原则二：80…20法则（帕累托法则）
　　在组织和管理好主次任务方面，我们还可以用另一个法则来达到改变的目的，那就是帕累托法则，也叫做“80…20法则”。
　　维克多·帕累托是20世纪初意大利的经济学家、社会学家，他研究意大利的土地所有制。他发现80％的土地都被少于20％的人所有。他又研究了其他一些人们拥有的东西（包括钱），结果发现了类似的情况：所有被测项目的80％以上部分总是被20％甚至更少的人所有。
　　这个法则已被经济学家普遍接受，并且他们大部分人都同意以下看法：如果把全世界的财产平均分给每个人，最后80％的财产还是会被20％的人所有，这只是个时间问题（并且时间不长）。
　　本书不是关于经济学的；但是涉及到时间管理和工作效率的提高这些问题，这个原则同样被证明是正确的。
　　你是个销售人员吗？公司超过80％的销售额通常是由不到20％的销售人员获得的。你是个经理人吗？你要处理的问题有80％可能是由你手下20％的人造成的，但是去处理这些问题却需要你花费和所有人相处时间的80％。
　　你是个义工吗？如果是，你可能知道80％以上的工作是由不到20％的人来完成的。
　　你在工作中要和许多人一起合作吗？是不是至少80％的效益都来自于20％的人？谁是这些能带来效益的人？认出他们，这样你就已经做出了主次决定！
　　看看你的项目和活动清单。大约20％的重要项目能带来你整个工作成果的80％。并且在很多情况下，你工作的头20％时间会带来你所有效益的80％。80…20法则所揭示出来最令人惊讶的事实在于反面：如果20％的活动能带来80％的收益，那剩下80％的活动加起来也只带来20％的收益。多么浪费时间和精力啊！
　　当我们谈到这一点时，最常见、最大的成功障碍就是完美主义。最后10％是否真的值得？在有些情况下是值得的，但不是经常如此。时间管理专家艾力克·马肯基这样写到：“我训练自己做更多的事情，而不是把真正重要的事情做好。”
　　做事是我们人生竞技的名称。你做的事情越多，你的工作效率就越高。但是我们有些人却总想着怎样把少数“真正重要的”事情做得更好一点。你必须学会反问自己：是不是已经做得够好了？是不是真的有必要再在这个项目上花费更多的时间和精力？如果把我的时间和精力放到其他地方是不是会更好？
　　什么活动能给你带来最大的“时间投资回报率”？当你把这些确定以后，你就可以把精力专注在上面以获得最大效益。
　　大部分人承认80…20法则是正确的，但却不清楚这个法则的真正意义。这个法则只是说一个人（或一个项目）能获得或带来4倍的效益吗？不，这个估计还过于保守。
　　假设五个人坐在一张桌子上吃一块切成五等份的馅饼。如果按照80…20法则来分配的话，其中一个人最后会得到五块中的四块，而另外四个人则只能得到剩下的那一块。第一个人所得的利益是剩下四人中每个人所得的十六倍。那四个人中每人只得到了5％，而第五个人却得到了80％！
　　记住：要用80…20法则来管理你的主次任务时，提醒自己清单上全部活动的20％会产生80％的结果和收益。你要总是问自己：“哪些活动是那20％呢？”
　　原则三：保龄球法则（“间隙”时间）
　　把你的一天想象成一个盒子。每个大项目/任务/要事都是一个个保龄球，又大又重，占用大量的空间。箱子里再也放不下一个多余的保龄球了……但是在球与球之间的小空档里还可以散落地放下许多弹珠。你确实没法再承担额外的重大责任了……但是你可以通过利用“间隙”时间完成所有微小、烦人而又重要的任务。
　　找出每天从你生活中溜走的一个个小机会，你的生活可以变得更加充实、让自己满意。这些机会无声无息、不易察觉，所以如果你不够警觉，它们八成会悄悄地从你身边溜走。这些微不足道的分分秒秒就叫作“间隙”时间。
　　你是否有过这样的经历：给别人打个电话，却马上被告知请不要挂断，稍侯一会儿？原本定于10：00开始的会议拖到10：15还开不成？一项大的活动做到午饭前才刚刚完成？为了赴约在大厅或候客室里等上半天？
　　这些5分钟或10分钟看起来毫不起眼，但是累积起来却可以形成一股强大的行动力。你每天会有多少间隙时间？10分钟？20？30？如果你每天浪费30分钟，那么一年下来你就会浪费15。8天（八小时/天）！！那就是三周工作时间！如果每年你有更多两周的工作时间，并且不会影响你的假期和正常的工作时间，你是不是会感觉对生活更有掌控权？这是不是可以增加你对自己所在单位的价值？
　　要重新获得对间隙时间的掌控权，你必须做好计划，并且随时准备抓住这些时间。
　　制定行动计划的最佳时间是…现在！哪些小活动是没有特定期限、可以归入间隙时间的？以下是一些建议：
　　·回电话。
　　·在打印好的信件上签字，准备邮寄。
　　·在桌面上放一个读书夹，久久书。
　　·清理书桌，把东西物归原处。
　　·审视你的每日活动清单，如有必要，重新确定主次。
　　·更新你的等待清单和下一步行动计划。
　　·浏览信件。
　　·写一个小便条或备忘录。
　　·放松！深呼吸！
　　问题是许多人都在浪费时间，时间没了时又感觉愧疚。要有意识地去做这些事（包括放松），这样这些时间就不会被浪费掉了。要有计划！
　　充分利用小段时间是否值得？记住：小事情随着时间的累积也能带来大变化！
　　要点小结
　　·记住细微边界法则：小改变，随着时间的推移，成就了大变化！
　　·把80…20法则运用于你的人员和项目管理：关注重要的少数，而非无关紧要的多数，并且学会区分它们。
　　·或许你没法在生活中加入大项目了，但是你可以利用间隙时间做一些小项目。
　　·一旦出现了间隙时间，就有小项目可以马上做。
　　·五分钟额外时间，每天三次，加起来就等于每年多出了两周额外的工作时间。
　　把组织原则运用于生活
　　什么是细微边界法则？在本章结束后你是否写下了一些关于细微边界的想法？一定要写至少五条。
　　具体来说，你怎样把80…20法则运用于生活，从而提高工作效率，取得更多成果？哪些活动属于那20％？哪些项目占用了你太多时间而回报又太少？
　　写下你通常会有的三类间隙时间。你现在计划怎么利用这每一类时间？
　　从前三个问题中筛选出主次，制定行动计划并运用于实际工作。
　　列出30天行动计划，30天后重新审视自己的进展，修正计划。
我关于组织原则的细微边界想法：第三章：有目标地计划
　　“长期计划不涉及未来的决策，而涉及当前决策的未来。”
　　皮特·德鲁克
　　在开始每天计划之前，你必须看到大方向。如果不知道自己最终的目标是什么，那么你就不可能形成一个可行计划，也不能合理、准确地确立主次任务。许多人努力过，但是都没有取得好结果，这就是证明。大方向对于确立你的主次任务至关重要。
　　测评：检查你的目标导向
　　在以下各项后面圈出你的答案。
　　同意不确定不同意
　　1．我所在单位有其工作宗旨。321
　　2．我知道自己所在单位的工作宗旨。321
　　3．我同意那个工作宗旨。321
　　4．我有个人宗旨来指导决策。321
　　5．我对自己的工作有具体的书面目标。321
　　6．我对自己的职业有具体的书面目标。321
　　8．我的工作、职业和个人目标相互兼容。321
　　9．如果今天遇到困难，我知道可以找谁帮忙。321
　　解释：
　　≥22：你知道自己走向何方，并且你正在朝着目标前进！
　　21…14：再加把劲就可以了。
　　≤14：你需要找出对你来说什么是重要的，并且要学会设立目标。
　　宗旨：最初也是最后的步骤
　　假如你今天走到老板面前问他：“我们在这做什么？”或者“我们今天开门做生意是为什么？”——你猜接下来会怎样？你的老板会面带微笑、非常清楚地给你解释答案吗？或者他会呈现出疑惑的表情暗示你：“你不是大脑有问题吧？”
　　或许你应该知道你的老板会是什么反应。但你自己知道所提问题的答案吗？大部分人和大部分单位都不知道。也正因此，很多单位一直漂浮在困惑的海洋里没有方向。在很多情况下，这个问题已经不是小笑话而是非常重要的。
　　确定生活的终极意义、目的对于个人和公司的生存来说就像空气、食物和水对于生命的存活一样必要。所以，宗旨是每个人和每个单位都必须要有的，因为它是我们存在的理由。
　　一旦我们知道、理解、接受了存在的理由，并把它广为传播，那么事情的发展就会迥然不同了。没有了它，我们会浪费大量的时间和精力；并且一个不停兜子的组织是不可能长期存在下去的。
　　宗旨要满足三个要求，不管是个人还是单位都是如此。宗旨必须要：
　　·与众不同。这要是你的，而不是任何其他人的。
　　·鼓舞人心。应该要刺激你行动。
　　·有动力。要能激发你的灵感，让你奋发。
　　宗旨简单扼要但是具体明了，清楚地明确了组织的主要目的，并且这些目的在所有员工心目中永远都是最重要的。
　　例子：强生
　　强生服务宗旨中有一段是这样的：
　　我们的#1承诺给予依赖我们产品的医生、护士、病人和家庭。
　　工作宗旨不仅能在繁荣昌盛时提供指导，也能在危机到来时指明方向。当有一批强生生产的泰诺药物被人盗用并被污染后，它的宗旨变得至关重要。在这次危机中，它马上给人们的行动提供了建议。当