职道-赢在起步的60个细节-第17章

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无论是把上司的指示传达给别人，还是将其他人的意思转告给上司，你作为中介，在转达这种留言时，必须做到正确和迅速这两点。
别把人家的话传歪了，主要是看你对别人说话理解到什么程度，因此，在一般情况下，要对别人所说的要进行确认。口头确认是自然的，特别重要的场合，应该记录下来再请对方确认，如召开会议时会议议程等重要事项。
传达留言至少要做到5W1H，即：Who、　Where　、When　、What、　Why和How。　如果在传达留言时能保证以上6要素，那么，就能保证传达留言的正确度；而且在做到没有遗漏的同时，也能保证迅速。
比如上司让你帮他办这么一件事：“我要去上海参加一个会议，时间是十月26号和27号两天；因为要出席会议的开幕式，所以，我25号晚上就得到上海，请帮我在那里订一家旅馆。”
你在接受上司指示作记录时，如果对一些地方不太明白，就要立即问上司；例如下面的记录：What即预订旅馆，单人间；When即十月25到27日；Where即上海的旅馆；Why即26和27日召开的会议；Who即自己的上司；How即用电话联系。
当然，对于上司要求复印材料这类比较简单的指示，你虽不要作书面记录，但也要在脑子里多问几个为什么：“为什么要印6份？”知道了为什么，就可以安排自己手上工作的顺序；如果上司要得急，就马上去复印；对于这种事情，不能事事都向领导请示；你必须充分发挥自己的主观能动性，办事不能太机械。但是，怎么做（How），如复印材料的尺寸（是普通尺寸，还是缩小或放大），应该像问复印多少份一样，了解清楚一些为好。
不论是给公司外面的客人留言，还是给公司内部的同事留言，或者是帮助接听电话，都要坚持5W1H原则。有经验的白领都有“好记性不好烂笔头”这种体会，所以在在桌上随时准备着用于作记录的便笺和小铅笔，上司一旦找你，你就可以马上带着便笺去上司的办公室；领导有什么指示，当时就能一条一条地记录下来。还有，你要经常准备好电话用的留言条，电话铃一响，马上就能找到，把对方所说的内容都记录下来。
记录电话，要问清打电话的人的姓名、单位、适合联系的电话号码和联系方式；就对方在电话里提到的数字，要反复确认；接电话时，要一边听，一边将对方的要点记录下来；对方说完之后，用简单明了的语言将对方的要点复述一遍，得到对方的确认。
如果上司或同事让你帮助捎话，你要对说话的人保持兴趣；如果内容比较重要，就应该记录下来；别人说话时要看着对方的眼睛或嘴，表示自己在注意听，表示自己的郑重；对于自己不明白的地方，要有礼貌地向对方问清楚：“对不起，刚才您说的……”对重要的时间、地点等重复一遍；对于对方的一些言外之意或只能意会不能言传的内容最好用一些肢体语言有所表示。
把话捎给别人时，对于传达的内容和要点，要事先想清楚，必要的时候写下来；传达的内容是否重要，从而选择口头或书面的方式；不使用容易被误解的词句；不使用抽象空泛的词句，更不要不使用连自己都弄不清的外语或简写。
会议里面有乾坤
小群在学校时就是个十足的“逍遥派”，什么会议都不愿参加，能躲的就躲，实在躲不了的就找到最后一排打瞌睡。进了公司后，他发现与学校相比，不仅会议的频率高了，而且他也没办法躲了，因为作为职场新人，会议室的布置等其他杂活基本上由他一个人承包了，所以，他现在一听到“开会”这两个字，就会觉得头大。如果单单是布置一下会场，或者作作会议记录，小群虽然有点不情愿，但也毕竟不是什么难事，应付应付就过去了。他最讨厌的是听公司领导讲话的那种“老三篇”，而且上司有时还让他作笔记。“不就是这么点事吗，我早就记在脑子里。”所以，一到开会的时候，他要么心不在焉想自己的事，要么打瞌睡。
是的，几乎所有的企业开会，领导似乎永远都在背诵“老三篇”：领导一上来肯定先是前一段工作总结；絮絮叨叨完了之后，介绍一下目前的工作状况；最后当然是下一阶段的工作安排。在电视或者小说里企业领导人似乎都是口若悬河的演说家，但现实里的企业领导人并不个个都是这样，他们在讲这种“老三篇”过程中，很难讲出多少新东西来；对于这种“老三篇”，很多新职新人觉得与自己并没有多少直接的关系。所以，一到开会他们就打瞌睡，思想走私，或者找些借口溜之大吉。
但是，作为职场新人，在进入公司后，要养成了解企业的大局的习惯。尽管领导讲的都是“老三篇”，但如果细听，还是有区别的，像利润、营业收入这些业绩指标还是有变化的，从这些变化中能看到公司的经营状况和发展前景，而这些又与你每一个人的前途，至少和你的工资奖金是有直接联系的。如果公司要裁员甚至倒闭的话，在这种会上完全可以找到它的各种迹象……因此，可以说“会议”是企业内部各种信息的交汇点。只要你留心，每次开会你都会有新的收获。“会议里有乾坤”这话一点也不错。
公司全体大会一般是把公司领导决定的大政方针往下传达。因此，在部门领导传达过程中，如果有疑问的话，最好先记录下来会后提出来，以便吃透上级精神。职场新人最忌讳只带两只耳朵只管听，不带脑子想问题，这样你永远不能进步。
作为职场新人，除开公司和部门内部的会，也有机会参加其他一些会议，因此，在参加会议之前，要作好准备。
在开会前，如果你临时有事不能出席，必须通知对方；听取上司或同事的意见，作好参加会议所需资料的准备；开会的时候，如果让你发言，那你发言应简明扼要；在你听其他人发言时，如果有疑问，你要通过适当的方式提出来；作好会议记录；在别人发言时，不要随便插话，破坏会议的气氛；开会时不要说悄悄话和打磕睡；没有特别的情况不要中途退席；即使要退席，也要征得主持会议的人同意；要利用参加会议的机会，与各方面疏通，建立良好的人际关系。
作为职场新人，你可能经常要派去参加会议的筹备，所以，也要了解一些筹备会议的要点：准备好参会人员名录，是否参会最后给予确认；进入会场时给客人领座位；如果没有确定座位，就让参会者从最里面坐起；整理分发的会议资料。准备好黑板、粉笔等会议用品；看参会者是否有私人物品（如冬天的大衣、帽子等）需要保管；准备好茶水饮料及水果；如果会议途中外面有人找，用纸条或耳语通知当事人；会议途中，值班不能没人；如果自己有事走开，要请人替代。
自己要的信息自己找
小莉过去一直有怀才不遇的感觉，进公司快一年了，她觉得自己一直在打杂。这天下午上司把她叫了过去，让她在两个星期内完成一份当前整个北京的各大商场基本情况的调查报告。虽然公司是做家电生产的，但她从未涉及过商业方面的事情，于是她对上司脱口就问：“到哪里去找资料？”
老板淡淡地说：“你自己想办法吧。”说着，他夹起公文包，外出办事去了。
小莉有些傻眼了。平时总想做点具体工作，但当具体工作真正到来时，又有些措手不及。
作为职场新人，你迟早要独挡一面，做自己的业务，但无论你做什么业务，你都要有业务信息。你需要有业务信息，这样你面临“到哪里去找业务信息？”和“怎么找业务信息？”这两个问题。你当然可以请教上司和同事，但是，你再也不能有依赖思想了，不能像在学校那样，依赖老师给出现成的答案。
一般来说，找自己的业务信息，可以先到网上去找。像小莉所需要的各大商场的基本情况，就可以在北京市统计局和各大商场的网站上找到，你可以下载一些营业面积、员工人数、年销售总额和经营品种数量等基本数据。
但是，像各大商场的消费者定位，经营特色、竞争策略和促销方式等经营方面的信息，你在网上很难找到，所以，即使在这个信息爆炸的年代，你收集业务信息，也不能在“网络”这一颗树上吊死。
俗话说“留心皆学问”。为了收集业务信息，作为白领，你平时在读报纸和杂志、看电视或甚至和别人聊天时，就应该加以留心，有些关键信息也许会让你“踏破铁鞋无觅处，得来全不费功夫”。
有些职场新人认为，在这个信息爆炸的时代，没有必要事先在自己脑子里装很多信息，一是现在的信息多得你脑子装不下，二是即使装下了它们陈旧得快，装了也没用，所以，完全可用通过网上现找这种“即查式”来代替过去的那种“预学式”，这话虽然有一定的道理，但并不完全正确，因为如果你在网上查一个自己一无所知的问题，往往是事倍功半，但当你查自己很熟悉的东西时，你就会事半功倍。所以，你平时还是要多学多看，提高自己的想象力。
上网查和平时留心是收集自己业务信息的主要方式，但在平时，你也要注意建立自己收集信息的“网络”，因为很多关键的信息，不是在网上或在报纸上，而是在人们的大脑里；如果你平时与同事和客户多联系，那么，有些信息在你想要的时候，它会自己送上门来。当然，这是一个商业化时代，你不能只有单方面的输入，你也得有付出，比如，平时得请同事或朋友一起喝杯咖啡或吃顿饭，联络联络感情，这既是一种职场的情谊，又是职场的一种信用。
收集到业务后，如果不进行“综合加工”，那么这种信息也仅仅是一种“信息”，即一堆无用的数据或资料，因为可以直接利用的信息毕竟不多。职场新人，你要学会对信息整理加工。
整理和加工“信息”，就是把收集到的原始资料进行整合，把它们变成易懂的、能直接利用的文件或图表。在整理和加工信息过程中，要注意这么几个问题：整理和加工信息的目的是什么，即整理和加工这些信息是派什么用场，它们是用于比较、是为了预测、是为了分析结构、是为了反映变化趋势、是为了找到差距或者是为了分析互相之间的关系，等等；根据整理和加工的主要目的选择加工的手段；如果发现有欠缺的资料，要准备二次收集；收集的资料是否齐全，整理和在加工前再确定一次；对一些非数据（如从报纸、杂志和电视上收集到的）信息要考虑他们的信息价值。由于对数据的整理和加工，要涉及专门的统计学，所以，作为白领，无论你从事什么业务，都应当掌握一些统计学方面的知识；作为一个白领，你至少要分清“算术平均数”与“加权平均数”之间的差别。
没有计划就没有效率
倩倩的身材实际上很不错，但她总觉得自己有些胖，所以，她老是跟着广告走，电视里有什么减肥的方法和药物，她都要试一试，结果，不仅没有减什么肥，反而弄出一些怪毛病来。
如果要真正减肥，你必须先找到肥胖的原因，再做一个有针对性的减肥计划。即使有了一个好的计划，还得坚持，经常检查。
减肥的原理跟你的工作原理是一样的；在做每项工作之前，首先做个详细而又周密的计划，把工作的步骤和程序确定好，以保证工作的顺利和效率。
“临渴掘井”这个成语，就是指做工作没有计划，事倍功半。在你做每一项工作之前，你先要确定工作的顺序和程序。确定工作的顺序就是“计划”，即对未来的工作进行安排。有不少职场新人都常这么感慨：“忙了一天，也不知道忙了什么，时间还不够用。”其实，只要有一个完整的计划，就可以提高工作效率，在相同的时间里做更多的事，而且做得更好。
为了使工作的程序明白无误，你最好养成画工作示意图的习惯，把工作前后左右的关系、附带的工作等关联问题清楚地到出来；有了这个图，你就能做到胸有成竹。在很多时候，这个示意图又相当于一个备忘录。
你的每一项工作，都有一个完成的最后期限，即必须在什么期间内完成；如果没有期限，工作可能永远完不成。所以，你做计划，就是为了在最后期限之前完成。制定工作计划表，就是把在最后期限内各项工作之间的关系用图表表示出来，直接明了。计划是管理——计划——调整中的第一步，是工作行动的前提。
在制定工作计划时，你要注意这么些问题：首先，你要明白自己工作的目的是什么；其次，你工作的期限、预算、人员以及其他还有哪些制约因素；也就是说，制定工作计划，主要考虑做什么、什么时候做完、用什么方法做、需要具备的条件和完成的步骤这