办公室成功地图-第8章
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会有大量的文件资料、单证票据等，接收后暂时无法处理或一时难以办完，或办完了却一时无法送交下一个环节，那么就暂时把它收起来，而不能在案头一堆了之。
办公桌上文件资料堆积如山，并不意味着它的主人是在日理万机，而只能说明这个人工作起来缺少条理，文件资料乱堆乱放，这不仅无助于工作效率的提高，而且可能会使你找不到要找的东西。培养良好的习惯可以从使用两件物品开始。
秘密武器之一：文件夹。
首先将你的工作进行分类，将每类工作可能形成的有关资料或单证建立一个文件夹。将平时工作中所形成的所有文件都及时地归入相应的文件夹中，这样不仅可以使你的办公桌变得干净整齐，而且可以使你在任何时候都能在最短的时间内找到你所需要的各种资料。另外，再建立一个待办或临时文件夹，将所有待办、在办或办完未及送交出去的文件或资料放进这个文件夹，并养成一个习惯：每天早晨或下午上班后，首先浏览一下这个待办文件夹。这样即可保证重要文件不会在你的手里丢失，而且也不会遗漏重要工作了。
对重要文件要注意加锁。很多人对此可能很不以为然，可一旦出了事，则悔之晚矣。现实生活中，同事之间因关系不睦或打击竞争对手而将对方随手丢在办公桌上的文件毁掉，令对方最后无法交差的事情是屡见不鲜的。
秘密武器之二：记事本。
记事本又叫效率手册，实乃职场人员安排工作、提高效率的一件利器。效率手册每年一册，按日期排列，根据记事本的规格和页数不同，每日占有半页或一页空间。
使用方法：每天利用下班前的一点时间将第二天需要做的事情记录下来，每天上班后根据记事本上的安排，按照事情的轻重缓急逐项完成。每完成一项，就在该条记录前画上“√”，当天未能完成的在该记录前画上“×”，同时将其抄录为第二天的待办事项。
对于某些需要延迟办理的工作，在选择记录日期时应做好提前量。如你向领导汇报某项工作时，领导提出在本月15日左右召开一次专题会议。这种情况下，你就应根据具体情况在10日左右的待办事项内记上一笔：向领导请示有关召开专题会议事宜。有了这样的提醒，届时你就可以很从容地做筹备有关会务的工作了。
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不忘事、不误事与做好事（2）
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最容易被遗忘的是那种间隔较长的周期性事务工作，如财务人员每月某日报税、某日交保险等，每月只有一次（有些工作间隔更长，一年只有一两次），而每次的时间性又非常强，一旦错过后果又比较严重。对于类似情况，只要我们在每项工作规定日期的前一两天将其记录为待办事项，我们就不用担心遗忘了。
要想让记事本真正发挥效用，还要养成两个良好习惯：一是记事本要随身携带随时记录，当你在自己的座位上时，记事本应放在你随手可及的地方，当你开会和外出时（包括下班回家），记事本也应随身携带，一旦接受了新的工作或想起了需要做的工作，除当即完成的以外，均应及时记录下来以免遗忘。二是记事本要勤翻多思，要养成工作间隙勤翻记事本的习惯，看看今天记录的待办事项还有哪些没有办，下面该办哪一项了（记录了不看也就失去了记录的意义）。如果时间允许，再看看前一阶段已经完成的记录和今后一段时间的待办事项，系统地想一想后面还有哪些工作要做。这样的头脑风暴法不仅可以帮你挖出许多被遗忘的工作，而且还可以丰富你的工作思路，产生许多新点子新设想。
当然，记事本除了可以帮你有效安排工作确保不忘事以外，还是一份十分有用的工作记录。遇有撰写年终总结或回忆某项工作时，打开记事本，你所做的各类工作便一目了然了。
虽然说了这么多，但严格说来，做到不忘事只是对一个人的基本要求，在此基础上还应做到不误事和做好事。
二、保证不误事的秘诀
所谓不误事是说做事要讲究次序，要善于分清事情的轻重缓急。我们每天需要处理的事情大大小小千头万绪，这么多的事情堆在眼前，该先做什么，后做什么，怎样才能保证时间效用的最大化，这些也都是颇有讲究的。
在时间管理学中，将要做的事情分为四类：重要且急迫的，不重要但急迫的，重要却不急迫的，不重要也不急迫的。在这四类事情中，时间管理学要求首先要做好第一类事情，其次是重要但不急迫的，再次是不重要但急迫的，最后是不重要也不急迫的。但我个人对上述做事的优先顺序稍有异议：我们首先要完成重要且急迫的工作是毫无疑问的，但接下来是该做重要但不急迫的事情还是不重要但急迫的事情呢？我认为应该是后者。
工作是否重要一般是就其影响程度而言的，而工作是否紧急则是就其时效性而言的。诚然，对于重要工作我们一般会给予更多的关注，也会投入更多的精力，要确保其完成的质量和达到的效果。但如果因此而忽视了一般性工作也是不允许的。特别是那些紧急工作，也许我们只需分出一点点精力就能完成它，但如果过度重视了重要工作而对之视而不见的话，小事也可能酿出大事故来的。
其实，只要我们善于将各类重要的与不重要的、急迫的与不很急迫的、费时多的与费时少的、说的与做的、耗脑力的与费体力的事情统筹考虑，做到见缝插针灵活调配，即使工作再多再重也是能够圆满完成的。
三、保证做好事的秘诀
不忘事与不误事都是为做好事服务的，把我们经手的每件事情做好才是最终目的。说起来简单，但真正要把我们经手的每件事情做好又谈何容易，特别是当我们要做的事情超出我们的精力的时候，要想做到这一点就更是难上加难了。
前面已经讲过，事情有重要与不太重要之分。在做事情上有一个非常著名的二八法则，即用你80％的精力做20％重要的事情，用20％的精力做80％不太重要的事情。对于那些事务性的、程序化的甚至一些例行公事类的工作，我们不应投入过多的精力。当然，少投入精力并不意味着可以不将其做好，只是说我们在做此类事情时要善于取巧。一是要善于借助外力，比如授权手下人完成（当然，以你现在的状况是无权可授的）。二是要善于合理利用时间，比如对性质相同或相近的工作采用集中处理的方式（集中一段时间打电话或处理文件等），而对一些小事情采取见缝插针的方式处理等。三是要善于利用历史资料。多年以来，我十分重视将自己工作中撰写的各类文字在电脑中分类存贮，因为这些总结、安排、措施等常常是周期性的，每当再次需要时，只需在原有基础上适当做些修补删改即可，这要比每次都另起炉灶节省很多精力。
要集中你的主要精力做好重要的工作。对于不同的部门、不同的时期甚至不同的人来说，重要工作的概念是各不相同的，这里所说的重要工作主要指以下两类：一类是该项工作完成质量的好坏可能会对公司、部门或你的领导产生重大的影响；另一类是该项工作完成质量的好坏可能会对你本人未来的成长产生重大的影响。以这两个标准来衡量你的工作，就能很容易地区分出哪些是重要工作，哪些是一般性工作了。
对待重要工作这里只想提示你两点：一是要树立精品意识，要力求尽善尽美，尽量减少或杜绝各类疏漏和低级错误。二是要处理好质量与效率的关系，要保证在规定的时间内完成你的工作，又要克服片面追求效率而牺牲质量的做法。举例说明：鑫鑫最近一次数学周测只得了80多分，丢分的根本原因依然是粗心。面对这样的成绩，他却振振有词地说：别看我成绩不太好，却是全班第一个交卷的。为了这80分的成绩和交卷的速度，那一晚，我和他进行了长达一小时的谈话。
说得够多了，下次再谈吧。
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谢谢老同志
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老生常谈
但愿我们的每一次错误都能变成人生的一份财富……
＇＇谢谢老同志
第8封来信第8封来信谢谢老同志
老同志：
来信收到，您的坦诚又一次使我深受感动。常言道：为尊者讳。而您为了给我讲清道理，将自己所犯的“低级”错误也拿出来为我剖析。而这样一个偶然的意外事件却能成为您“人生中的一次重大转折”，也真的令人钦佩，如果我也能够像您这样把每一次错误都变成一份财富的话，也许就不需要您每天这样苦口婆心地教导了。
盼着您的来信。
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水门事件与水杯事件（1）
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小爽
有时候，看似非常偶然的一个小小的错误，却需要你用一生的代价去弥补，而要想杜绝这种意外的发生，最好的办法就是养成一种良好的生活态度和生活习惯。
＇＇水门事件与水杯事件
第7封回信第7封回信水门事件与水杯事件
小爽：
来信收到，大概是出于礼貌，你把我忘记发文的事故归结为一次偶然的意外事件。其实，任何偶然之后都隐藏着必然。
不要忽视偶然事件的作用，偶然事件改写历史的例子不胜枚举，其中最典型的莫过于美国历史上著名的水门事件了。说它著名是因为水门事件是迄今为止美国历史上挑战宪法的最大政治丑闻，其主角则是实现中美关系正常化的美国总统尼克松，以至于这以后美国的许多政治丑闻均被冠以××门之称，如伊朗门、情报门、虐俘门等。说它典型则是因为水门事件是由多个偶然事件叠加在一起的意外事件，要知道，一个偶然的概率便已经很低，如果一大串偶然叠加在一起，其发生的概率实在是微乎其微了。
1971年，在任的美国总统尼克松决定竞选总统连任。为了在竞选活动中赢得主动，在尼克松本人并不完全知情的情况下，竞选小组内的一些人企图窃听竞争对手——美国民主党的总部。
所谓“水门”，其实只是一幢普通办公大楼的名字，普通到晚上除了设一名门卫外，既没有值班人员，也没有任何防盗警报系统。美国民主党总部就在它的六楼租用了几间办公室。可是，谁会想到，这幢普通的水门大楼经民主党这一租，就变得永远“青史留名”了。
这样的办公楼在美国首都华盛顿可谓无数。一到下班时间，楼外面的大门锁就调成只出不进的状态，也就是从里面可以打开，不论加班到多晚，都出得去；可是，想从外面进来的人就打不开门了。就这样一个大门锁，解决一幢大楼成百上千个不同隶属的办公室的晚间安全问题。
其实这样的安全系统只不过是防君子不防小人的摆设罢了。竞选小组雇来的几个人只用了一小块简单的胶带轻轻一贴，就使得那个“聪明的门锁”失效了。他们溜进大楼，在民主党总部的两部电话机上安装了窃听器，然后顺利撤退。他们指望此举可以带来大量有关民主党竞选时期的内部情况，以助于共和党尼克松的竞选，如果就此成功，也就没有“水门事件”了。
问题就在于这是一帮非专业的散兵游勇，他们的活儿干得非常“糙”。在此后的两个多月里，两个窃听器一个失灵，另一个质量也有问题，噪声太大无法录音，勉强窃听了一大堆毫无价值的电话之后，他们只好承认失败。如果他们能够彻底认输，也同样不会再有“水门事件”了。
不幸的是，这些人对此偏偏非常执著。“水门事件”终于在一大堆“偶然”之中，必然地发生了。
也许，促使他们再一次行动的原因之一，正是那个太好对付的门锁，因为一小块胶带就足以解决问题。可是，成也萧何，败也萧何，这一次，恰恰是一小块胶带把他们给毁了。
这一次，他们可以说是轻车熟路了。还是原来的老一套，他们白天到这座大楼里溜了一圈，趁机用胶带在门的侧面贴住门锁，这使得他们天黑以后可以从外面把门打开。在楼里办公的人们确实谁也没有注意这一变化，当他们走出大楼时，都以为身后的大门会像往常一样，“聪明”地拒绝进入者。他们都一个个放心地带上门回家去了。
唯一的一个例外，是那天值夜班的警卫弗兰克。这是一个年轻的黑人，也许是职业的关系，他比别人更仔细一些。总之，他发现门锁被人用胶带给贴住了。他顺手撕去胶带，按职责给他的上司打了一个电话。他得到的指示是再检查一下其他的门。
当时，弗兰克并没有
